4个步骤,教你打造产品经理的时间管理之道

每一项工作任务都是骨架+肉和皮的组合体,凡是混乱顺序的工作方式最终都不会有什么好结果,到最后自己都讲不清为什么要如此做。

没有时间管理的PM是这样的状态:

莫名其妙凑热闹

心急火燎随大流

操碎了别人家的心

那么正确的PM时间管理是怎样的呢?下面四步法带领大家一起飞(~ o ~)~zZ

第一步:2分钟原则,减轻大脑负担

我们的工作中有无数的2分钟内可以完成的事情,但我们经常将其变成了一个个就“艰巨”的重大任务,留档、跟踪、排期、策划、执行,结果一天下来没有干成几件事,甚至过了几天已经完全忘记了这码事。

比如预约一个会议室,口头跟领导沟通确认周五开个临时项目总结复盘会,但说完就扔着了;对自己说后面再约吧,反正也不急。结果连续几天你的心里都惦记着这件事,到最后周五上午了领导提醒才想起来还没约会议室,感觉去约发现早已经没有会议室可约了。

又比如项目在测试阶段了,测试同学完成了今天的测试,给你写了一份邮件,里面有几个问题可能需要你确认下;你邮箱看到了,但想着已经快下班了,还是晚上回去了再回吧。结果一路你心里都在装着这件事,刚回家觉得太累了再等会儿吧;等会儿看了个剧一抬头发现已经十二点了赶紧睡了,第二天下午了测试同学跑来你身边问你收到邮件没,那几个问题该怎么处理,你才想起来还没给回复。

再比如软件开发中经常碰到的一些问题,在你试用的时候,发现有某个小功能或用户体验可以改进一下,现在的太不爽了;可是你觉得虽然只改一个代码颜色也很烦,先放着吧,后面再说,这一个再说一直到最后产品死了可能都没说的上。

2分钟原则,就是要促使我们对于能够快速处理掉的事情立马处理,将脑子中的待处理事项尽量的减少,减轻大脑负担,给大脑以更多的营养去思考问题,而不是记忆这些价值不大的待处理事项。

第二步:番茄工作法,约定时间内聚焦完成一件事

番茄工作法是时间管理中非常火爆的一种方法,具体的也是蛮复杂的,我们这里只提取其中对工作最有帮助的一点,即:约定一个合适的时间段聚焦全身心来完成一件事。

这里的合适时间段通常为15分钟到1个小时,不易过长。人的注意力集中是有限的,太长反而效率低下,也不易太短以至于根本完不成一件事(我们从小到大上学一节课45分钟时间是有道理的)。为什么要这么做呢?其实就是充分利用人的注意力集中度,来高效的完成一件事,然后休息下恢复精力,再开始下一个番茄段,这样一天下来你会发现你完成了六七件事情,原本可能几天才能完成的事情现在两个番茄段就搞定了。

番茄工作法有两个特别的要求:

一是对工作任务要进行合理的拆解;

二是时间段需要有明确的提醒,尤其到点时间;

因为我们日常的工作任务可能有较大一部分都是相当庞大复杂的项目组合,整个项目完成并不是几十分钟可以搞定的,那么这时候就要学会合理拆解,将这一个大项目拆分为一个个互相独立又关联的小任务,一个个解决掉这些小任务,最终完成整个看起来那么庞大复杂的项目。

明确的时间提醒是为了时刻督促我们的注意力和紧迫感,这样才能聚焦思维和精力在工作任务上面,高效、高质、高量的完成工作。

第三步:四象限时间排级法

四象限法主要用于工作任务排优先级,根据重要度和紧急度,将一个二维的坐标轴划分为四个象限,分别为:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要也不紧急。

其中重要且紧急的事情为优先级最高的,这类工作需要立马安排做的。第二类是紧急不重要,这类事情优先级稍微低于紧急且重要,但这类事情因为有着很高的紧急度,可能延迟一会儿或一天就会造成不可预估的损失,因此需要尽快安排。第三类是重要不紧急,这类事情紧急度不是很高,但重要性很大。可能是产品的一个很重要的功能,目前不紧急,但未来对用户很重要,可能直接影响到用户核心需求,那么我们对这一类事情需要时刻关注,在合适的时机下安排着手处理。另外大部分情况下这类事情最后都会随着时间的推移变为重要且紧急;最后一类为不重要也不紧急,这种事情基本可以完全忽略,除非有很多的闲散资源或力量,否则轻易别去碰,纯粹是浪费时间浪费精力也吃力不讨好的事情。

上述四类象限情况就是这样,优先级第一的为重要且紧急,优先级第二的为紧急不重要和重要不紧急(根据实际情况调整)。另外这四个象限中的工作事项会随着时间或工作项目的推移逐渐变迁,可能一个重要不紧急的事情下周就变为重要且紧急了,一项不重要也不紧急的任务,因为公司政策变化立马变为紧急不重要的任务。因此我们要灵活的对待四象限法工作排级,工具理论是死的,人是活的,千万别把自己最后活成一个完全不知变通的死人。

第四步:先思考,再动手,拒绝感动自己

先思考,再动手,这是所有工作都必须遵守的金科玉律,否则你日复一日的辛劳完全只是在以工作时间来感动自己感动别人。就如你被领导安排写一篇软文,扣了两天终于在第二天晚上凌晨三点半“写好了”,然后你站在公司窗前拍了一张夜景,定位公司并发到朋友圈说:明天优秀的你一定感谢今天努力的自己!!!

我们是需要今天努力的自己,但我们要努力对方向,要会努力,而不是以时间的多寡来判断努力程度,那种努力毫无价值。我们工作必须以最终结果为评判标准,领导要的是结果,市场要的是利润,没有这个最终结果辛苦努力到猝死也是毫无价值的。但是我们绝大部分人都习惯于感动自己,拿手一件事后立马就开始动手了,也不知道在干些什么反正就动手在做了,做到一半发现不对,重头再来,辛辛苦苦好几天终于搞好了邮件发给领导结果被骂了个狗血淋头,根本不是领导想要的结果,这时候你郁闷了、难过了、伤心了、发朋友圈了屏蔽领导骂公司领导是傻逼冷血毫无人情,可是无用啊,这样的你到任何地方都是如此的境遇。

为什么?因为在开始一项工作前你根本就没有思考,你甚至都不知道自己要干什么,要怎么做,要做成什么样,更不用说有哪几种方案可选择。优秀的人并不是做的工作比别人多,而是优秀的人懂得思考,他们每天花在思考上的时间远远多于那些所谓的“实干家”,甚至多于他们自己动手做的时间。工作任务只有在脑子中想透彻了,结构、逻辑、流程、关系理顺了在开始动手才是一个正确的工作习惯。

每一项工作任务都是骨架+肉和皮的组合体,其中骨架是需要思考来构建的,肉是实际执行中一点点补充进骨架中的,皮是最后的一层视觉包装,他们的顺序是骨架——肉——皮,凡是混乱顺序的工作方式最终都不会有什么好结果,到最后自己都讲不清为什么要如此做。

其他一些时间管理小建议:

将注意力放在合适的有价值的事情上面

比如经常刷微博、刷微信、刷今日头条等等,如果统计一下这些耗用的时间,一定会吓你一大跳,有些甚至一天会吃掉我们三分之一的时间,可是浪费了这么多时间真的有对我们产生多大的价值吗?并没有。

所以在日常的工作和生活中,要时刻记得将自己的注意力放在合适的、有价值的事情上面,可以安排自己看会儿书,看看最近几天新闻,看看互联网圈最近有什么新趋势新技术,是不是自己可以研究研究,手里做个小项目等等,将时间花在能够提升自己价值的事情上。

经常保持沉默

这里所说的经常保持沉默不是说让你变得内向,而是拒绝掉那些无关紧要的、别人的侃大山闲聊,把时间留给自己,让自己每天都有充裕的时间去思考。

散步思考法

散步思考法是很多人都用的一种小技巧,很多时候静止不动反而不能激发出身体和心灵的力量,但在身体慢慢的走动而心灵完全聚焦在某件事上的时候,原先难以解决的问题可能很快就能迎刃而解。另外作为互联网圈的PM,每天多走动走动,将来可能多活好几年享受更美好的生活。

15分钟小憩法

高强度的工作或者聚精会神特别耗用心力体力,而且现在整个社会人群都是休息不足,一方面外面的世界诱惑太多,晚上睡不着,另一方面早上又必须早起上班,因此导致绝大部分人的睡眠不足,进而造成工作效率底下,时间产出价值低。解决这个问题的方法就是15分钟小憩法,在你感觉到瞌睡和累的时候,趴下来休息15分钟,闭上眼睛把脑袋排空,15分钟过后起来再次开始一段新的时间之旅,15分钟一来不算太短,够大脑和身体休息缓解了,二来也不算太长,对一天的时间来说不会浪费耗用太多。

做透一件事,举一反三

这是为了后面再次碰到类似的事情能够快速解决,而不至于同一件事情每次做都是重头开始,浪费时间浪费精力而且没有任何成长。人的成长体现在同样的事情开始很艰难才能完成,后面越来越顺甚至随手就干掉了,因为在成长的人脑子中早已经形成了解决方案,要做的是通过合适的方法快速执行产出结果。

碎片化时间有效利用

对现在的我们来说,一天之中有太多的碎片化时间,早上上班车上,中午吃饭后的闲聊溜达,晚上下班回家的车上,到家后的三五个小时,甚至蹲马桶、吃饭排队等等碎片化时间,这些每一个可能都不是特别长,但一天合并起来也并不少,可是我们日常似乎很难抓住,因为我们都花在了玩手机刷微信等无效益的事情上面了,请好好利用每一天的碎片化时间,可能是上班公交车上你研究了一个竞品,晚上回家后总结了一篇产品设计心得,他们比玩手机刷微信等效益大得多。

时间单位价值判断与使用

举个例子,王健林的一小时和街头乞丐的一小时单位价值绝对是不一样的。对我们来说也是一样的,只是差距可能没这么大,我们日常也会经常将时间浪费在单位价值很低的事情上面,只是想着省钱,却不知道这段时间如果做其他事情产生的价值可能更大。

作者:紫沐渲叶。

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