怎么平衡工作与生活?

很多人都想平衡工作与生活,过得更轻松更有品质一些。小花从几本书中总结时间管理方法,结合实际经历,给你实操方法。

我听过许多人抱怨工作——工作忙、加班多、每天回家累得只想躺尸;而别人眼中的我却有时间去运动、去旅行,还有阅读、咖啡、红酒、插花等一堆爱好,生活得很惬意。

确实,我在最近几年里把工作和生活平衡得很好,甚至我还在业余读完了一个两年的英文MBA项目。有时看看忙到飞起的前腾讯同事,我会心疼地觉得,我们呆的不是一个腾讯。

其实我也有过忙得生无可恋的时候。

我刚到腾讯工作时根本忙不过来,每天晚上和周末都加班。超级累,忙得晕头转向不说,更重要的是我觉得再这样下去,每天忙于各种基础执行工作,根本不可能有好的发展。

所以哪怕每天加班回家再晚,我还是挤出时间看了几本时间管理的书。总结出书中要点付诸实践,最终把150%的工作量缩减到在80%的工作时间中完成。多出来的20%时间,使我可以去思考,怎么把事情做好,怎么做更有价值的事。这样我就进入一个良性循环——当你可以把事情做得越来越好,你就有更多机会做更重要的事。

最后我不仅能做好工作,平衡好生活,我还做到让我负责的项目0 delay,我甚至在腾讯开了一门课叫《时间管理——优雅的做事》。我在科大的MBA里也分享过这些方法。今天,我希望把这些方法分享给你。

一个人能好好“生活”而不只是“生存”,首先需要的不是钱,而是时间。平衡工作与生活的诀窍在于——时间管理。

说到这,你此刻脑海里是不是浮现出了Time tracker、GTD、番茄工作法等一系列工具和方法?这些方法本没有错,但时间管理的内涵很广,而对时间管理最大的误解在于:跳过原则而陷于细节。

时间管理:

确定你的价值观

排列事项优先级

记录和跟踪时间的使用

时间管理工具和技巧

一、确认价值观

不仅对工作,对活好一生来说,这都非常重要。

价值观反映了——什么对你来说重要,你为什么在这里工作,你追求的是什么,什么会给你价值感,什么让你快乐。

举个例子:

如果你的愿景是为了做出惊天动地的产品,那么多学产品知识,多做产品实践对你来说会是重要的;如果你去上班是为了结识有趣的同事,那么多去社交,多交朋友,多和他们聊天对你重要。

价值观直接决定你的选择。那怎么样才可以了解自己的价值观呢?

我的一位MBA教授教我一个易操作又有效的方法——Why Why Why approach?简单地说,就是从任何一个问题问自己:我为什么想要这个东西?刨根问底地问自己。

例子:我想进入腾讯工作

为什么?——因为我想学习新东西/这是一家伟大的公司/这里给很高的薪水/…

这为什么是重要的?——因为……

当问到第五个Why的时候,你已经直抵内心。

这是一个很私人的沟通,不用讲出来,可以自己一个人自言自语或者在纸上/电脑上完成,你会有意想不到的收获。

二、排列优先级

当知道了什么对自己重要和不重要之后,第二步是列出你生活中的所有事项,进行分类,画出你的时间管理四象限:

1. 重要而紧急:最优先要去做的事,但可以随着时间管理的优化逐渐移到重要不紧急的象限;比如马上要上线的重要项目。

2. 重要不紧急:这是符合你的长远利益的事,虽然眼前看起来不是很着急,但它应该被投入最多的时间,否则它可能有一天会变得紧急;比如提升你的某方面技能。

3. 不重要紧急:通常是被动的,如突发事件、老板的安排,通过流程优化和划定界限可以减少,也可以授权别人去做;比如老板突然问你的别人负责的项目进度。

4. 不重要不紧急:可以大刀阔斧的删除的无关痛痒的小事;比如你的目标是业余时间写一本书,那么看电视剧吃零食这种事就不需要存在了。

四象限和理想的时间分布大致如下:

怎么平衡工作与生活?

有了价值评判标准和四象限,你就可以砍掉一大半的事情,这比学多少时间管理的工具和技巧都有效,因为你从源头上减少了工作量。

想象一下,本来你要做10件事,展开来有100个细项,但现在你只剩下3件事,延展开来只有30个细项了,甚至还有些可以让别人帮你去做。只要对剩下的这些事情来做管理,是不是立刻就轻松了很多?

三、记录和跟踪时间的使用

基于前面两个原则,现在可以进入操作层面了。

再次提醒!千万不要跳过前面两级,直接来到这个层面。战略方向错了,战术上再勤奋也是没有用的。

记录时间有很多好处:

发现“时间黑洞”:发现在发呆/刷手机/看电视/……上花了多少时间,又是怎么样无意识的花掉了你的时间。

回顾时间规划:你会发现,该花时间的地方没花够,无意间却在不重要的事情上多花了许多时间。

优化时间分配:重新校正自己的时间使用,看看自己对新的计划完成的程度如何,是不是还有管不住自己的时候。

坚持记录,循环发现-回顾-优化这个过程,快则一两周,慢则一两月,你会对你的时间花费有更强的感知,过得更有效率。

举个例子:

我家不开火,平时主要在外面吃饭。通过时间记录,我发现通常吃一顿饭本身需要1小时左右,开车、停车、从停车场走到饭店再走回来,这个过程比吃饭还久!算下来,外出吃一顿饭的时间实际上是3-4小时。

于是我把自己的活动范围控制在方圆6公里之内,大多数时间就近在1.5-3公里内,在不必要外出的时候直接叫外卖。这样在吃饭这件事上,我节省下了至少一半的时间,而我吃的东西水平并没有下降。

虽然我的朋友们经常嘲笑我:XX地方超过你的服务区了。但如果我的价值观侧重节约时间,我在我的服务区里面呆着就挺好的吧~

四、使用时间管理工具和掌握一些小技巧

前面讲到,很多人一听说要做时间管理,首先去找了一大堆的App和软件,以为掌握了这些软件,就掌握了时间管理。时间没管理好,反而搞得自己很焦虑。

现在很流行断舍离的生活方式,我们对于这些App和工具也应该断舍离。寻找、学习、适应和使用这些软件本身,也是要花时间的。

时间管理的重点是掌握方法,工具不在多,我自己就是一支笔一张纸足够,有时也用到手机自带的任务清单和备忘录。到现在这个阶段,时间管理已经融入我的血液,不需要任何工具。

可能大家看了还是会觉得很迷茫,那么到底应该怎么去提升效率,管理时间呢?我在这里再提供一些时间管理的小技巧:

区分不同类别的工作,合并同类项。这也是MBA运营管理讲的pooling,把需要整块时间和零散的事情分开,把同类事情合并一起做,可以提高效率,也避免了一件事打扰另外一件事。

给他人和自己预留缓冲时间。现在我们很多事都需要别人配合,事到临头才着急找人,多半别人没法立刻给你满意的答复。预一个时间提前量,尽早把工作分配出去,这样你们可以同步工作了。

大多数情况下,这也给了对方一些缓冲的时间,因为毕竟别人也不是分分钟在配合你,他们也有自己的时间优先级。同时,要给自己预留一些应对突发情况的时间,别把自己的时间排得太死,没有半点的空间,这样一件事情delay会像多米诺一样影响后面所有的工作,还会让自己特别焦虑。

再给大家举个例子:

在腾讯工作的人,以前用RTX,现在是企业微信,同时有上百个聊天窗口在闪是非常正常的。一直被闪肯定会打断当前的工作,有时可能就会被牵着鼻子去做了不重要不紧急的事,一天下来感觉又忙又累却不知道自己做了什么,重要的事儿也还没办完,只能加班继续埋头苦干。

那么我会在早上到公司首先与所有的相关方交待我的工作进度,询问对方的工作进度。把所有沟通一次做,顶多只要半小时。

接下来,我就可以开始进入我的不受打扰的整块工作时段,聚精会神的做一件事,比如写一个文档,或者做深入的数据分析。在这个时间段内对方也会看到我的信息,去完成他该做的事并回复我。如果有临时新找我的信息,除了非常重要的或一分钟内能回复和解决的事,我多半也不太会理会。

等我做完手上这个整块的工作,差不多中午了,我会再次花10-15分钟整体Review一下大家的信息;早上发出的还没有被回复或延迟的事情再集中沟通一下,到了下午或晚上,它们多半都会被完成。

这样,我能保持工作的主动性,避免不停被打断,保证了专注重要事情的时间,也给他人留出时间和空间去按时完成工作。最终发现在更短的时间内,几乎绝大多数的任务都完成了。

小 结

这篇文章有点长,最后我为大家总结一下,怎么样平衡工作与生活:

1. 寻找、确认自己的价值取向,知道什么事情对自己重要和不重要。

2. 把目前手上的所有事项列出来,按“重要”“紧急”程度来划分为四类,明确哪些是对自己重要、需要投入时间和精力的项目,删掉大量不重要的事情。

3. 记录自己的时间,知道时间都去哪儿了,再对照自己的事项计划进行校正,把时间花在该花的地方。

4. 使用(少量)的工具,来管理日常的时间使用,通过“合并同类项”“主动管理事项”“聚焦重点避免干扰”等方式提高时间使用效率。

5. 时间管理的方法并不难,大多数人都能掌握,但与一切的方法论一样,需要切实的实践练习才会产生效果,所以我建议你真正动手去做。

如果看了不明白或者有什么具体的时间管理困难,可以留言,我会根据具体情况给建议。

作者:🌸小花🌸 ,微信公众号:花的人生旅行。

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